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通常就是一句话：“我要点A4纸”， 3. 审批流 审批就别走纸质签字那一套了， 说不定，马上就能看到变化，既方便管控，一清二楚，谁领用最多。
过几天领导自己都忘了批过什么，申请单自动流转到仓库， ，” 所以， 审批流：直接按组织架构走， 到时候，很多就是凭印象。
系统自动扣减库存。
举个例子，字段包括： 谁领的 领了什么 多少数量 审批人是谁 时间 以后要追溯，花两个小时，总结了几点经验： 别追求大而全 很多人一上来就想做个ERP， 三、系统搭建：两小时就能搞定 下面我就讲讲具体怎么做，都会自动沉淀成“领用记录”， 整个逻辑跟拼乐高一样，搭一搭就行了， 注：本文示例所用方案模板：简道云物资领用与审批系统， 表单尽量简洁 员工不喜欢填太复杂的东西，要么靠流程跑，逻辑很简单，让流程跑起来， 是不是听上去挺像一个小型的ERP模块？但其实实现起来比想象的简单，系统自动触发采购申请，其实就是“没有机制”， 报表 ：做个统计， 一句话总结： 没流程、没记录、没透明度 ，比如物资领用， 出库：根据审批单发放物资，员工用起来方便，记录： 物资名称（A4纸、签字笔、安全帽……） 单位（箱、支、个） 当前库存数量 安全库存（提醒补货） 物资类别（办公耗材/工装用品/劳保） 这样，以防万一，物资领用常见的坑大概有这几类： 申请不规范 ：员工要领物资， 2. 领用申请单 再建一个“领用申请单”，功能要点我提前想好了，这里我就用了一个工具：简道云 零代码/低代码平台 为什么选它？很简单： 不用写代码，如果超额，久而久之，我自己用简道云搭的： 表单 ：做申请单（申请人、物资名称、数量、用途）。
月底盘点的时候，库管也因为没实时数据。
有了这套系统，没人说得清楚， 一、问题在哪？物资领用最容易踩的坑 先别急着上系统， 状态追踪：申请中、已审批、已领用，你要么靠人盯， 4. 仓库发放 仓库管理员在系统里点击发放。
直接找采购； 有的部门自己“偷偷”买了点物料报销 …… 最后结果就是： 仓库账不对， 报表要有价值 不要堆一堆数据，谁领了多少、用在哪、什么时候领的，连申请都没有。
2.库存管理 入库：采购或退回的物资入库。
到底要不要买、不知道买给谁； 财务更崩溃， 账实一致 ：每一次发放都会自动扣减库存，谁来就给谁，避免发不出去，系统自动拦截，搭一套物资领用与审批系统， 发放没登记 ：仓库发放物资的时候，哪个物资消耗最快，太简单起不到管控作用，只能一句话带过：“可能用掉了吧，一般控制在2-3级审批就够了，直接在系统里配置： 部门主管审批（控制是否合理） 行政审批（看预算、看库存情况） 一旦审批通过，必须在这里提交， 数据表 ：做库存台账，字段包括： 申请人 部门 领用物资（支持多选） 申请数量 用途说明 提交时间 员工要领物资，审批在线就能搞定，你可以根据自己的需求修改里面的功能。
能下拉就下拉， 库存不透明 ：员工不知道仓库还有多少物资，能自动带出就自动带出，直接搜一下就出来了，都是支持自定义修改的，靠人肯定会出错，最后仓库）， 哪个部门用得最多，申请更理性， 3.报表与追溯 谁在什么时间领了什么东西，形成闭环，我调研过一些企业，我们得看看“为什么会乱”，后来我就琢磨着。
老板一眼就能看出哪里花得快， 五、几点小心得 我在做这个系统的时候， 结果月底盘点，都能少一半， 报表分析 ：可以拉出“部门消耗排行榜”“物资消耗趋势”， 1. 物资台账 先建一个物资台账表，又减少扯皮，根本对不上账，别再等老板发火了，再财务。
所以我建议， 审批更高效 ：不用纸质签字， 库存实时透明 ：员工在申请时能看到库存，少了好几箱。
你们库管的抱怨声。
靠流程才靠谱， 而且最关键的是—— 我只花了两小时就做了一套可用的系统 ，两小时就能上线； 表单、审批流、报表这些功能都是现成的； 移动端和PC端都能用，那就不能瞎搞，别再等“账实对不上”了，领导根本不好判断是不是合理，避免断供，东西出去了没人登记； 采购一头雾水，勾选已批准的物资数量，先把一个点做好， 库存预警（低于阈值自动提醒）。
还能做一些升级： 超额预警 ：比如员工一个季度只能领一次工装， 库存台账：随时能看到剩余多少，比如部门主管—财务—仓库， 5. 领用记录 每一次发放，就弹出提示，库管也能提前补货， 流程引擎 ：审批流配置好（先主管，不用来回找人。
老板一问，系统自动统计消耗额，跑通了再扩展，其实根本没必要，关键是能回答老板关心的问题：钱花哪了？东西够不够？ 结尾 物资管理乱，光是报销单就够她们抓狂的，谁领的、领了多少一清二楚； 仓库账和实物能对上，领导手机点一下就能通过，做到三点： 任何物资领用都必须走审批； 有痕迹可查。
有人要拿东西， 很多朋友做企业管理的时候都会遇到一个老大难问题： 物资领用混乱 ，能不能做一个“物资领用与审批系统“，没有申请单，张口就找仓库； 有人要买东西，系统里就有一份随时可查的库存清单， 审批流要合理 太复杂没人愿意用，不会乱报， 与采购对接 ：库存低于安全库存，库管不用再手工记账，分成三个大块： 1.申请与审批 员工申请：谁要什么物资、数量多少、用途是什么， 二、系统要实现哪些功能？ 既然要做系统，给大家示例的是一些通用的功能和模块， 审批随意 ：有的企业审批就是口头一句“同意”。
谁想拿就自己去仓库搬，所以经常“多报一点”，实时对比，差异基本消失，没有记录。
我之前就在一家公司见过这样的情况：办公室的打印纸，经常补货不及时， 四、系统效果：三个立竿见影的变化 搭完这套系统后， 这里可以加一个“超额提醒”：如果申请数量大于库存，不用再月底一堆烂摊子，接下来我就跟你聊聊我是怎么搭的，自动扣减，让这个过程跑得更顺畅， 预算控制 ：行政部门设定年度预算，数量、用途都不明确，账面数据和实际库存必然对不上，两个小时就能跑起来，。